Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppbygning, bruk og plan for vedlikehold av det elektronisk saksarkivet i p360

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

Se: Arkivserier

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i Public360:

Lagringsformat Beskrivelse Arkivformat filtype:

Lagringsformat

Beskrivelse

Arkivformat

Filtype

TiF

 

Ja

TIF

PDF

 

Ja

PDF

TXT

 

Ja

TXT

JPG

 

Ja

JPG

XML

 

Ja

XML

MPEG - 2

MPEG-2

 

MPEG-2

MP3

MP3

 

MP3

SOSI

SOSI

 

SOSI

JPEG

JPEG

 

JPEG

TIFF

TIFF

 

TIFF

 

 

 

 

 

- Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l konverteres til PDF

- Skannede dokumenter benytter seg av PDF

- E-posten  som kommer inn bli konvertert itl PDF

 

 

3Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter er skannet og arkivert i Public360.

 

Papirarkivet som hører til fullelektroniske sakarkivet oppbevares i 3 mnd før dokumentene makuleres. Samme rutine gjelder for mottatte eposter til kommunens postmottak.

Originale avtaler oppbevares i permer i dokumentsenteret.

 

4. Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.

 

Periodisering ved overgang til Public 360:

Ved overgang til Public 360 ble det gjennomført skarpt periodeskille. Det er foretatt uttrekk av dette. Historisk arkiv er tilgjengelig i earkiv. 

Uttrekk til depot

Det er ikke planlagt at det skal gjøres uttrekk av public 360 før et evt. sytemskifte. 

Laster...