Kommunen er forpliktet etter arkivlovens § 6 å ta vare på sine eldre og avsluttede arkiver, og holde dem tilgjengelig for innsyn i nåtid og ettertid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.

Grimstad kommune har vært medlem av Aust-Agder museum og arkiv/KUBEN siden 1.januar 1998, og hatt dette som sitt depot fra samme dato. Grimstad kommune avleverer altså eldre og avslutta arkiver til sitt arkivdepot. Å avlevere et arkiv vil si at KUBEN som arkivdepot overtar forvaltningsansvaret for arkivmaterialet, og at det oppbevares i KUBENs arkivmagasiner. Eiendomsretten og det øverste ansvaret for arkivene vil fortsatt ligge hos kommunen v/administrasjonssjefen.

Arkivdepotet skal ta imot avleveringer i henhold til instruksen, vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene, ordne arkivmateriale eldre enn 1950 og gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv.

Mer om avlevering på AAma's hjemmeside.