Arkivarbeidet i Grimstad kommune bygger på et skille mellom dagligarkiv, fjernarkiv og depot.

Dagligarkiv inneholder saker og dokumenter som fortsatt er under behandling, og avsluttede saker som det fortsatt er administrativt behov for å ha tilgjengelig.

Fjernarkiv. Inneholder papirbasert materiale som ikke lenger er i aktiv bruk.

Depot (Aust-Agder museum og arkiv, avd Kuben). Det er avlevert både papirarkiver og elektronisk materiale. Se oversikter under Fjernarkiv og depot.

Kommunen har elektronisk sakarkiv i Public 360. Personalmapper, elevmapper og andre serier som byggesaker, reguleringsplaner er også en del av elektronisk sakarkiv.

Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner arkiveres som egne serier i de respektive enhetene. Dette gjelder pasient- og klientarkiv for barnevern, sosialtjenesten, PP-tjenesten, bestillerenheten, boveiledertjenesten og bo - og omsorgsentrene. Samt diverse klientregister under helsetjenesten. Se oversikt over arkivserier for mer informasjon om disse.

Møtebøker fra politisk sekretariat bindes ikke inn, men blir elektronisk lagret i P360, hvor det er opprettet en arkivsak per utvalg per periode i Public 360. 

Kommunens kontrakts- og avtalearkiv er plassert på dokumentsenteret. Her ligger alle originaldokumentene knyttet til eiendom, leiekontrakter, garantier knyttet til tekniske anlegg, alle typer kjøpekontrakter, alle type leiekontrakter knyttet til havn. Disse sendes til dokumentsenteret for scanning og arkivering. 

Kommunale foretak

• Grimstad bolig- og tomteutvikling KF (opprettet i august 2014).
• Grimstad kulturhus KF (opprettet i august 2014).

Interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, aksjeselskap med kommunalt eierskap og kommunale foretak

En rekke offentlige tjenester for Grimstad kommune er skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, kommunale aksjeselskap eller kommunale foretak. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet følger her en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder i Grimstad kommune:

Interkommunale samarbeid (I henhold til §§ 27 eller 28 i kommuneloven) 

• Langemyr skole og ressurssenter (Grimstad kommune er arkivansvarlig)
• Kemneren i Grimstad og Lillesand (Avviklet 01.12.2020. Grimstad kommune var inntil dette arkivansvarlig).
• Agder kommunale støttetjenester (eget rettssubjekt opprettet 01.01.2015)
• Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder (Avviklet 01.12.2020. Arendal kommune var inntil dette arkivansvarlig).
• Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA) (Arkivansvaret varierer mellom både Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommune og bestemt ut i fra hvor saksbehandler som gjennomfører den enkelte anskaffelsen er lokalisert.)
• Friluftsrådet sør (Arendal kommune er arkivansvarlig).

Interkommunale selskap IKS (Er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)

• Arendal Revisjonsdistrikt IKS
• Aust-Agder museum og arkiv (AAMA)
• IKT-Agder IKS
• Kilden Teater- og Konserthus for Sørlandet IKS 
• Konsesjonskraft IKS (tidl. Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS)
• Etablerersenteret IKS
• Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS

Aksjeselskap med kommunalt eierskap (Er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)

• Agder Energi AS
• Durapart AS
• Avigo AS
• Aust-Agder Næringsselskap AS
• Innoventus Sør (tidl. Coventure AS)
• Filmparken AS
• Grimstad Eiendomsutvikling AS

Informasjon om de ulike selskapene ligger også i skjemaet. 

Kommunen har utarbeidet rutiner som skal sikre arkivfaglige hensyn ved etablering, endring eller opphør av iks, KF eller andre interkommunale samarbeidsordninger.