Grimstad kommune er å regne som et offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1.

Felles postmottak for Grimstad og Arendal kommune, dokumentsenteret, er organisert som en avdeling i det interkommunale selskapet Agder kommunale støttetjenester (AKST). Dokumentsenteret fungerer som journalføringsenhet med ansvar for Grimstad kommunes sakarkiv og tilhørende offentlige postjournal, samt journalføring i fagsystemer for helse- og omsorgssektoren, PPT og barnevernet. 16. oktober 2016 gikk Grimstad kommune over fra ePhorte til nytt sak/arkivsystem, og det meste av den administrativ behandlingen skjer i dag i systemet Public 360. Dokumentsenteret journalfører dokumentasjon som skal inn i sak/arkivsystemet og i fagsystemene. Rutiner for dette finnes under de respektive enhetene.

Arkivtjenesten i Grimstad kommune var inntil 01.01.2015 underlagt kommunikasjons - og digitaliseringsavdelingen. Januar 2015 ble den daværende arkivtjenesten i Grimstad kommune overført og etablert i ett §27 samarbeid med Arendal kommune, og de ansatte ble overført til AKST. Grimstad kommunes arkivleder fikk stillingstittel fagleder arkiv og er også fagleder arkiv for Arendal kommune og enhetsleder for dokumentsenteret. 

Kommunen har utadrettet kontakt med innbyggerne pr. telefon, brev, e-post eller og ved personlig oppmøte. Elektroniske skjemaer på hjemmesiden er integrert med systemer som sikrer sikker lagring og saksbehahandling. Grimstad kommune benytter Facebook kun som informasjons- og kommunikasjonskanal, og ingen saksbehandling skal foregå der. Kommunen mottar og sender også dokumenter via Altinn og digital postkasse.

Organisasjonskart for Agder kommunale støttetjenester: