Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Organisering av arkivtjenesten

Grimstad kommune er å regne som et offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1.

Felles postmottak for Grimstad og Arendal kommune, dokumentsenteret, er organisert som en avdeling i det interkommunale selskapet Agder kommunale støttetjenester (AKST). Dokumentsenteret fungerer som journalføringsenhet med ansvar for Grimstad kommunes sakarkiv og tilhørende offentlige postjournal. 16. oktober 2016 gikk Grimstad kommune over fra ePhorte til nytt sak/arkivsystem, og det meste av den administrativ behandlingen skjer i dag i systemet Public 360. Dokumentsenteret journalfører kun dokumentasjon som skal inn i sak/arkivsystemet. Dokumentasjon som journalføres i fagsystem føres av de enkelte enhetene selv (se kap. 1.1.4 ), og rutiner for dette finnes i kap. 3 under de respektive enhetene.

Arkivtjenesten i Grimstad kommune var inntil 01.01.2015 underlagt kommunikasjons - og digitaliseringsavdelingen. Januar 2015 ble den daværende arkivtjenesten i Grimstad kommune overført og etablert i ett §27 samarbeid med Arendal kommune, og de ansatte ble overført til AKST. Grimstad kommunes arkivleder fikk stillingstittel fagleder arkiv og er også fagleder arkiv for Arendal kommune og enhetsleder for dokumentsenteret. 

Enheter som journalfører i egne fagsystem er alle enhetene under helse - og omsorgssektoren, PP-tjenesten som ligger under veiledning – og utviklingstjenesten i kultur – og miljøsektoren, oppmålingstjenesten (planlagt lagt inn under dokumentsenteret tidlig i 2017) og kemneren som ligger under virksomhetsstyring.   

Kommunen har utadrettet kontakt med innbyggerne pr. telefon, brev, e-post eller og ved personlig oppmøte. Elektroniske skjemaer på hjemmesiden er integrert med systemer som sikrer sikker lagring og saksbehahandling. Grimstad kommune benytter Facebook kun som informasjons- og kommunikasjonskanal, og ingen saksbehandling skal foregå der. Kommunen mottar og sender også dokumenter via Altinn og digital postkasse.

Organisasjonskart for Agder kommunale støttetjenester:

AKST_org

Laster...