Rådmannens arkivansvar
I følge arkivforskriftens § 1-2 og kommunelovens § 23 har rådmannen øverste ansvar for kommunens arkiver og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommuneadministrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.
I Grimstad kommune har rådmannen delegert det totale arkivarbeidet i kommunen til fagleder arkiv ved dokumentsenteret i Agder kommunale støttetjenester (AKST), som er et interkommunalt samarbeid mellom Grimstad og Arendal kommune. Fagleder arkiv er Grimstad kommunes arkivleder, men Grimstad kommune har valgt å bruke dette som stillingstittel på denne funksjonen. Vedkommendes ansvar er nøyere presisert i avsnittet «Fagleder arkiv – ansvar og fullmakter.»
Fagleder arkiv - ansvar og fullmakter
I rådmannens ledergruppe 23.06.16 ble sak vedrørende arkivansvaret i kommunen behandlet og fagleder arkiv ved dokumentsenteret i AKST sitt ansvar ble presisert og vedtatt delegert som følgende:
«Fra 01.06.16 får arkivleder (les fagleder arkiv) ved dokumentsenteret i AKST ansvaret for det totale arkivarbeidet i Grimstad kommune. Dette innebærer at arkivleder har et overordnet ansvar for alle kommunens arkiver, noe som vil sikre en enhetlig planlegging, behandling, styring og kontroll for hele arkivdanningen i kommunen».
Den utvidede myndigheten begrenses til arkivfaglig ansvar. Personal- og budsjettansvaret for de tilsatte og tjenesten videreføres i henhold til dagens ordning.
Dokumentsenterets (AKST) hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten knyttet til arkivarbeidet i kommunen som går via det sentrale postmottaket, og som blir journalført i kommunnens sak-arkivsystem, samt fagsystemene Gerica, Visma Barnevern, Visma PPT. Arkiv som har ansvar for daglig drift ved dokumentsenteret og skal sørge for at dokumentsenteret:
- registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra, og rapporterer per kvartal til rådmannen på restanser, åpne saker og dokumenter som ikke har blitt ferdigstilt, jmfr. rutinen "Public 360 - kontrolltiltak og avviksrapportering".
- registrere inngående brev og andre forespørsler/dokumenter jfr spesifikke rutiner for fagsystemene Gerica, Visma Barnevern, Visma PPT.
- sikre at saksarkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging)
- sørge for systematikk og sammenheng i saksarkivet, samt fagsystemene Gerica, Visma PPT, Vsma Barnevern slik at alle disse kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, som rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon, og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere knyttet til sak-arkivsystemet blir tatt vare på og vedlikehold knyttet til sak-arkivsystemet og fagsystemene blir oppdatert og vedlikeholdt.
Saksbehandlers arkivansvar/rolle:
Saksbehandlere har et viktig ansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet fagleder arkiv ved dokumentsenteret. Saksbehandlere skal:
- følge lov og forskrift som regulerer arkivarbeidet
- følge retningslinjer og rutiner som gjelder for enheten og fagsystemet de benytter
- benytte godkjente arkivløsninger og systemer for arkivverdig dokumentasjon
- være ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir korrekt arkivert, og ikke opprette egne arkiver med originaldokumenter
- sikre at originaldokumenter/dokumentasjon ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandling
Roller og ansvar for kommunens sak/arkivsystem
Systemansvarlig for Public 360 er IKT Agder. IKT Agder er avtalepart for Public 360 overfor Tieto/Evry
AKST har oppgaver knyttet til systemadministrasjon og det faglige arkivansvar for arkivdelene. Dette ansvaret omfatter også de historiske arkivene som har blitt overført fra ePhorte til Public 360 eArkiv. Ledelsen i Grimstad kommune har ansvaret for å melde inn nye brukere av Public 360, og å avslutte brukere gjennom brukerportalen for ledere. Fagledere og avdelingsledere for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes i Grimstad kommune.
Roller og ansvar for systemansvarlig på fagsystemer
1. Kontakt med leverandør av fagsystemet
Systemansvarlig er Grimstad kommunes kontaktperson mot leverandører av fagsystemet.
2. Behovs- og sikkerhetsvurderinger
Systemansvarlig skal vurdere fagsystemets funksjonalitet opp mot kommunens behov, og gi innspill til systemeier dersom det er behov for oppgraderinger og/eller utskifting av systemet.
Systemansvarlig skal vurdere sikkerhet, oppetid og tilgangsløsninger for systemet, og melde i fra til systemeier dersom det oppdages sårbare forhold. Det skal legges særlig vekt på vurdering av fagsystem knyttet til personsensitiv informasjon.
Systemansvarlig skal vurdere om data i fagsystemet er forskriftsmessig sikkerhetskopiert og om det er behov for redundante løsninger (to like systemer som kan ta over for hverandre ved feil og/eller annen form for nedetid), og gi innspill på dette til systemeier.
3. Opplæring av enhetenes superbrukere.
Systemansvarlig skal påse at superbrukerne får opplæring i
- Hovedfunksjoner i fagsystemet
- Gjeldende rutiner for feilmelding internt og mot ekstern leverandør
- Registrering og sletting av innhold
- Informasjonssikkerhet knyttet til fagsystemet
4. Endringer, oppgraderinger og utskifting av fagsystem
- Ved behov for endringer i programvare, regelverk eller rutiner: informere systemeier.
- Ved endringer i programvare, regelverk eller rutiner: informere brukere av systemet om dette.
- Melde inn behov for oppgradering og eventuelt skifte til nytt fagsystem til systemeier og forvaltningsgruppen i IKT-Agder. se prosjekthåndbok vedlegg 7.
-
- Følge opp og melde ifra til systemeier om avvik rundt funksjonalitet og kvalitet i fagsystemet.
6. Vedlikehold av innhold i fagsystemet
- Sørge for at systemet er operativt til enhver tid
- Kvalitetssikre innhold
- Utforme rapporter for søk i databasen i de systemer der dette er aktuelt
- Vedlikeholde retningslinjer for drift
- Se til at det interne regelverket er i samsvar med/følger eksternt lovverk
7. Integrasjoner med andre fagsystem
Systemansvarlig og systemeier avklarer og følger opp integrasjoner som går ut fra fagsystemet. Teknisk ansvarlig for integrasjonene er IKT Agder.
Systemansvarlig skal holde systemeier informert om muligheter for integrasjoner mot andre fagsystem dersom slik informasjon fremkommer, og vurdere muligheter for å innføre disse.
Systemansvarlig skal varsle IKT drift (IKT Agder BSS) dersom det oppdages feil og eller mangler i etablerte integrasjonsløsninger inn mot fagsystemet og systemansvarlig skal ha ansvar for at det blir gjennomført uttrekk av elektronisk arkiv ved avlevering, i samarbeid med fagleder arkiv.
8. Bevaring av rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon i fagsystem
Systemansvarlig skal i samarbeid med enhetsleder påse at rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon blir sikret for ettertiden ved skifte av, eller oppgradering av fagsystemer. Dette skal skje ved utskrift fra systemene dersom de ikke er NOARK godkjente, eller i form av uttrekk dersom systemene er godkjent for langtidslagring.
Det skal til enhver tid foreligge en fullstendig liste over alle systemer og tilhørende systemansvarlige på kommunens ansattportal.
