Arkivplan for Grimstad kommune

Arkivloven som trådte i kraft med forskrifter gjeldende fra og med 1.1. 1999 slår fast at offentlige organ til en hver tid skal ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan dette er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet (forskriftenes § 2-2).

Den foreliggende arkivplanen skal sikre at Grimstad kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens §6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivplanens formål er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i kommunen, samtidig som den gir nødvendig bakgrunnsinformasjon for den som skal bruke arkivet som historisk kildemateriale.

Arkivplanen inneholder vedtak om delegering av arkivfullmakter, organisering av arkivtjenesten, og deponering for eldre og avsluttet arkiv. Arkivplanen gir også beskrivelse av de overordnede retningslinjer som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering. Ikke minst gir arkivplanen oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene.

Arkivplanen skal være retningsgivende for alt arkivarbeid i kommunen. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder

Arkivplanen er arkivalia på linje med kommunens øvrige egenproduserte dokumenter, jf. arkivforskriften § 3-20. Den skal derfor periodiseres på samme måte som sakarkivet. Når arkivplanen lagres i sakarkivet skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle omorganiseringer som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år.