1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir
Se: Arkivserier
2. Hvilke arkivformat som skal brukes
Følgende arkivformater skal registreres i Public360:
Lagringsformat Beskrivelse Arkivformat filtype:
| Lagringsformat
|
Beskrivelse
|
Arkivformat
|
Filtype
|
| TiF
|
|
Ja
|
TIF
|
| PDF
|
|
Ja
|
PDF
|
| TXT
|
|
Ja
|
TXT
|
| JPG
|
|
Ja
|
JPG
|
| XML
|
|
Ja
|
XML
|
| MPEG - 2
|
MPEG-2
|
|
MPEG-2
|
| MP3
|
MP3
|
|
MP3
|
| SOSI
|
SOSI
|
|
SOSI
|
| JPEG
|
JPEG
|
|
JPEG
|
| TIFF
|
TIFF
|
|
TIFF
|
|
|
|
|
|
- Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l konverteres til PDF
- Skannede dokumenter benytter seg av PDF
- E-posten som kommer inn bli konvertert itl PDF
3. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter er skannet og arkivert i Public360.
Papirarkivet som hører til fullelektroniske sakarkivet oppbevares i 3 mnd før dokumentene makuleres. Samme rutine gjelder for mottatte eposter til kommunens postmottak.
Originale avtaler oppbevares i permer i dokumentsenteret.
4. Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.
Periodisering ved overgang til Public 360:
Ved overgang til Public 360 ble det gjennomført skarpt periodeskille. Det er foretatt uttrekk av dette. Historisk arkiv er tilgjengelig i earkiv.
Uttrekk til depot
Det er ikke planlagt at det skal gjøres uttrekk av public 360 før et evt. sytemskifte.
